本文关于如何规避员工关系管理中的陷阱？新时代企业员工关系管理有哪些新挑战？

2020年5月28日，第十三届全国人民代表大会第三次会议高票通过了《中华人民共和国民法典》。共七编，1260条。

第1260条：本法自2021年1月1日起施行。《中华人民共和国婚姻法》、《中华人民共和国继承法》、《中华人民共和国民法通则》、《中华人民共和国收养法》、《中华人民共和国担保法》、《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国物权法》、《中华人民共和国侵权责任法》、《中华人民共和国民法总则》同时废止。 

民法典对于人力资源领域的影响：

• 民法典有些条款可以直接适用在劳动用工领域；

• 民法有些条款可以作为劳动用工领域的补充；

• 民法典部分条款，可以作为劳动用工领域部分问题的解释；

• 民法典对人力资源的合规管理提出更高的要求。

《民法典》对员工关系管理的挑战主要体现在以下七大方面：员工入职管理、薪酬岗位管理、特殊员工管理、员工离职管理、员工人格保障、企业权益保护、劳资争议管理。具体体现在以下几点：

1. 进一步扩大了用人单位的主体范围；

2. 用人单位做背景调查要取得劳动者同意；

3. 用人单位的奇葩体罚将受限；

4. 用人单位有防范“性骚扰”义务；

5. 被派遣员工因工侵权，用工单位承担责任；

6. 继续沿用“年满十六周岁”的法定劳动年龄；

7. 用人单位组织活动的安全保障义务。

在新环境下，企业用工管理可能会遭遇以下8大风险：

1. 背景调查的隐患；

2. Offer发出后拒绝录用；

3. 涉职场性骚扰的劳动争议；

4. 隐私权保护争议；

5. 病假管理的问题；

6. 如何进行商业秘密保护；

7. 企业财产保护怎么做；

8. 共享用工的风险。

那么究竟如何应对以上风险呢？让我们继续往下看：

1.《民法典》下背景调查的实操建议

• 对新入职员工，尤其是关键性岗位进行背景调查。建议企业提前向员工要求披露其竞业限制义务，审查员工入职公司担任意向岗位工作的合法性，避免被动卷入招聘负有竞业限制义务员工的法律风险。

• 获得员工明确书面同意后，由公司或被授权的专业第三方机构进行背调，公司与第三方调查机构在书面合作协议中明确责任。

• 严格限制背调的相关范围，仅限于与劳动合同相关的信息，避免未经同意违法搜集员工的个人隐私信息。保护员工个人隐私且防范公司涉及就业歧视的法律风险。

• 公司应当在规章制度中配合相应条款，明确员工背调被发现信息虚假时的公司处理规定。员工在职过程中后续发现背景调查信息的错误时，公司需要严格审查该错误信息是否可作为公司单方解除的合理依据。

• 从人才管理与长远发展的角度建立合规的人才引入流程。公司应当建立全流程的合规管理体系，规范招聘环节乃***入职阶段的合规义务，严格审核其中涉及的所有文件和表单。

2. 用人单位Offer设计使用的建议

• 严肃对待Offer的设计及发放工作

在大规模使用发放Offer形式的时代，用人单位需高度重视Offer的法律性质，改变以往的“Offer仅为意向”的意识。尤其是进入“民法典”时代，用人单位更需严肃谨慎对待Offer的发放。

• 完善Offer条款

Offer条款的设置可以在拟录用者“承诺”这一民事法律行为生效阶段和Offer本身生效阶段进行灵活设置，尽量运用双方当事人的合意，来突破旧有框架，保护用人单位的利益，避免“双输”局面的产生。

可以通过在Offer中增加违约条款，来增加拟录用者的违约成本使拟录用者重新考虑入职本公司，即使无法达成，也可弥补用人单位一定的损失。

• 明确Offer与劳动合同的关系

Offer作为正式签订劳动合同前的合同，尽管其中载明岗位薪酬等具体信息，无论其如何详尽明确，仍应区别于劳动合同，用人单位应明确二者之间的适用关系，避免在日后引发不必要的纠纷。

3. 反职场性骚扰的管理建议

• 采取物理措施预防性骚扰

提供开放式的办公环境；

在不侵犯劳动者个人隐私的前提下在公共空间安装监控设备。

• 重视反性骚扰制度建设 

尽可能详细列举性骚扰的情形并采用兜底条款定义性骚扰行为；

按照《民法典》的要求，在规章制度中明确投诉受理与调查机构与程序，给予性骚扰受害者反映情况、寻求帮助的渠道；

明确性骚扰属于严重违纪，视性骚扰的程度轻重设置相应的惩戒措施，警示劳动者做好自我约束。

• 加强反性骚扰的培训与宣传

• 慎重开展性骚扰调查与处置

首先，接到性骚扰投诉举报后应在***时间着手处理，并在***保护性骚扰受害者的个人隐私；

其次，在调查过程中，保持中立的态度，对性骚扰事实进行充分调查，留存好所取得的各类证据，获取的信息不宜对外透露；

最后，如被投诉人确实构成性骚扰，用人单位应根据性骚扰的严重程度，给予相应的处分，但处理时不宜大范围公布与传播，以防受害者遭受二次伤害，也避免发生与实施者之间的隐私权和名誉权等纠纷。

4. 企业管理中员工隐私权保护的建议

• 明确的授权

因此，我们建议企业不仅可以在员工入职时（或在职期间），通过签署相关的授权文件或者在已经经过民主、公示程序的规章制度中授权相关内容，还要明确当哪些情况出现时，企业可以通过哪些手段对该员工进行管理的权利。

• 目的正当性及必要性

企业做出管理的行为一定是出于正当的目的（如在审计时发现员工存在损害企业的行为的），而不是出于非正当的目的（如将员工的隐私出售给其他公司赚取非法收益）。

 然后，企业应当考虑是否必须对员工采取调查的手段；如若企业必须对其进行调查的，那么当企业有多种手段可以实现目的时，尽可能选择对员工影响最小、手段最轻的一种方式。

• 特定的负责人员及相关权限的限制

为避免员工的隐私被肆意侵犯，我们建议企业可以指定特定的人员进行监控或者调查，对于这些代表企业行使管理职能的责任人员也应当进行必要的培训，告知企业给予其的权限是什么、怎么用，超权越权的后果，同时加强和提高其对于获得员工隐私的保密意识。

• 畅通投诉渠道

畅通投诉渠道的优势主要在于两方面：

一方面，企业可以及时知晓被投诉员工的违规违纪行为，以便企业及时维护自己的合法权益；

另一方面，在企业行使管理职能时，也可以及时发现和检查是否存在侵犯员工隐私权的行为，从内部进行防控以避免产生外部的争议及增加企业额外的成本和支出。

• 保存与销毁

企业在合法获取员工的隐私后，应当妥善保存，避免造成员工隐私的泄露，更不能将获得的隐私通过买卖等非法手段获取不正当利益。

若企业在管理中获得员工已被非法公开的隐私时，也注意不得再次公开相关的隐私。企业使用完员工的隐私后，应当及时销毁，避免因过失侵犯到员工的权益。

5. 病假管理的实务建议

• 要求员工提供病历资料应遵从必要原则

任何权利的行使都应有其边界，用人单位知情权的边界是不能侵犯劳动者的隐私权，不应随意滥用知情权要求劳动者告知与履行劳动合同没有直接关系的隐私。

员工“泡病假”的现象已经严重影响到劳资双方劳动合同的履行，用人单位出于用工管理的需要搜集员工的个人病历资料，其目的本身具有正当性。

只要用人单位不是将员工的个人病历资料用于法典禁止的“两个不得”情形，用人单位可以在设定规章制度时规定要求员工提供除病假单以外的病历资料。当然，要求员工提供病历资料的范围要遵循个人信息处理的“合法、正当、必要”的原则，避免过度搜集员工个人信息。

• 规范病假申请制度与流程

建议用人单位规范病假申请制度。

在员工入职时在劳动合同或规章制度中明确约定或规定员工病假需根据用人单位的规定提供病历材料的范围，在用人单位对病假存疑的前提下，有权要求员工配合并提供进一步的证明材料，并将提交上述材料作为员工申请病假的必备材料和流程。

若员工不予配合和提交，则用人单位有权以未提交病假材料或未履行病假申请流程为由不予批准病假，从而加强病假管理。

6. 用人单位应对商业秘密保护的建议

首先，公司要建立完善的管理制度，尤其是涉及商业秘密保护的《员工手册》、《保密制度》、《劳动合同》保密条款等。

其次，要采取必要的保密措施，如针对公司的商业秘密采取不同保密级别和档次、设置不同层级的保密权限和职责、签订《保密协议》和《竞业限制协议》、设置脱密期和罚金规则（违约金、赔偿金、刑事责任等）等。

第三，及时针对合适的员工签订《竞业限制协议》，一般签订的时间节点是员工刚入职时，还有就是把员工调整到重要的核心岗位上时就要签订《竞业限制协议》，不是等到员工离职了才去签订。 

第四，要加强内部管理，及时发现问题，及时止损。

7. 财产受侵犯的若干情形、影响及其建议

（1）动产

• 员工侵占企业动产

建议企业加强对自有动产的管理，对于小件的动产，完善领用的规范；对于大件的动产，则应当在企业出入处安装必要的监控设备：

一来防止员工私自搬离；

二来可以增加企业的举证能力且对于企业采买的用品、设备等保留必要的凭证，以证明该动产的价值。

• 员工留置企业动产

同时，《民法典》对于留置权的适用进行了一定程度的限制。

另外，

因此，若企业仍担心员工主张留置被法院支持，可以在劳动合同中约定不得对企业的财产进行留置，由此排除留置权的适用，以保无虞。

（2）不动产

部分企业会为员工提供企业自有产权的房屋供居住，但是在发生纠纷时，员工有时会不配合企业进行搬离，致使企业权益受到损害。在此类案件中，根据员工在职和已离职两种情况，法院一般也会存在不同的处理方式。

首先，当企业需要为员工提供房屋供居住时，建议企业采取租赁的方式，与员工签订租赁协议，而避免采取直接安排入住的福利方式，以避免法院对争议不予受理。

其次，即使企业准备以福利房的形式提供住宿或已经以福利房的形式安排了住宿，也建议企业在企业制度中将员工不服从企业住房安排的行为纳入违纪范围，从而在员工侵占房屋后可以视情况进行处罚甚***解除劳动合同，从而使企业内部管理关系变为民事争议，使得企业可以将争议诉***法院以保护企业权益。

8. 对企业灵活用工的建议

***，掌握灵活用工项下所涉及的各类法律关系的内涵及特性。

根据企业自身的业务情况，选择最适合企业用工需求的灵活用工方式，并应符合法律的要求，确保实际业务与协议、款项、发票的一致性，避免引发税务等其他方面的风险。 

第二，重视灵活用工的各类协议文本。

根据不同的灵活用工方式，结合《民法典》的相关规定，协议应当明确双方的法律关系，详细设置双方的权利和义务，谨慎约定侵权责任承担的相关条款。 

第三，保持实际履行与协议约定的一致性。

司法裁判机关在认定双方之间法律关系的时候，书面协议仅是其中一方面，更多的是回归到双方实际用工的本质，根据双方实际履行的权利和义务情况来进行判定，因此在实际履行中应当注意与协议约定的法律关系的一致性。适当购买商业保险。