企业劳动人事合规体系的建设要点与应对 | 劳动合同
2024-11-01 00:00:00
作者 | 易才集团南大区法律顾问 邢洋律师
企业合规是指企业经营管理行为和员工履职行为符合国家法律法规、监管规定、行业准则和国际条约、规则以及公司章程、相关规章制度等要求。
对于企业而言，企业合规是行稳致远的护身符和防火墙。发生风险时，企业可以通过已建立的合规体系，证明管理者及内部人员已尽到忠诚、勤勉、注意义务，达到管理者减轻或免除责任的目的，让企业行稳致远。
全面的企业合规体系包含合同合规、劳动合规、行政合规、诚信合规、知产合规、数据合规、采购合规、财税合规等多项合规需要。上海易才举办的《企业劳动人事合规体系建设要点与应对》活动中，易才集团南大区法律顾问邢洋律师，聚焦劳动合规，帮助HR拆解如何建立稳健的劳动人事合规体系，有效规避与化解用工风险，护航企业长远发展。
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在劳动用工管理流程中，招聘与录用、劳动合同签订变更终止、劳动规章制度制定以及工作时间与休息休假，都是企业劳动合规风险管理的要点，这些环节需要HR进行细致的规划并严格按照规划执行，保障企业和员工双方的合法权益。
01
入职阶段的合规风险
入职阶段的合规风险主要存在于招聘和录用过程。
（一）招聘过程中的合规风险与建议
企业在招聘时需要注意避免出现歧视性信息，比如性别、婚孕、学历、地域等，以及防止出现虚假的招聘内容。
那么如果录用后，发现员工在面试时提供了虚假信息或材料，企业能否必然解雇呢？
案例：
朱某2022年5月确诊怀孕，6月入职A公司，填写《入职申请表》，其婚姻状况一栏填写为“否”。其与公司签订的《劳动合同》中有约定如员工提供虚假信息，公司可单方解除劳动关系。9月30日，公司以朱某入职隐瞒怀孕事实为由单方解雇朱某，朱某起诉要求恢复劳动关系。
法院认为，劳动者婚育状况不属于履行劳动合同直接相关的基本情况，而属个人隐私，劳动者不负有向用人单位进行说明的义务，且用人单位不得因此解除与劳动者的劳动合同，不得将限制生育作为录用条件。
这里隐藏了一个潜在合规风险，如果入职申请表中要求员工披露的内容属于员工的个人隐私，那么即便员工对此项内容提供了虚假的信息，员工也是无法被直接开除的。
企业可以从以下措施入手，来尽量降低劳动者提供虚假信息所造成的不良影响：
入职前要求劳动者如实填报与招聘岗位要求相关的信息；
劳动者提供的证明材料需提供与原件核对一致的复印件，并签名确认；
用人单位要求提供的信息，须是与履行岗位相关的信息；
明确求职欺诈，隐瞒、虚报相关信息的后果；
调查取证阶段，固定充分的客观证据。
（二）录用过程中的合规风险与建议
入职录用阶段会涉及个人信息的收集，在处理与应用这些个人信息时企业也必须遵循相关法律法规，并采取相应的安全技术措施来保护员工的个人信息不被泄露或滥用。
2021年11月1日《个人信息保护法》正式开始实施后，企业经营发生了很大的改变，HR对于员工个人信息问题也愈发关注，以下环节都有可能会涉及触犯到员工的个人信息：
HR在上述环节也都需要特别留意识别以下这些不同类型的个人敏感信息：
同时，遵循以下原则来避免侵犯员工的个人隐私，确保数据安全：
遵循合法、正当、必要、诚信、准确性原则，目的明确以及直接相关原则，公开透明原则，可问责性原则和数据安全原则；
明确有权收集并处理个人信息的范围；
涉及个人敏感信息的，应充分告知并获得单独同意；
严格采取安全技术措施，保障信息主体合法权益；
加强个人信息流动在用工过程中的全周期管理。
02
劳动合同的合规风险
劳动合同的合规风险贯穿合同的订立、履行、变更、解除以及终止等各个阶段。
（一）劳动合同签订、履行过程中的合规风险与建议
根据《劳动合同法》第17条规定，劳动合同应当具备以下条款：
（一）用人单位的名称、住所和法定代表人或者主要负责人；
（二）劳动者的姓名、住址和居民身份证或者其他有效身份证件号码；
（三）劳动合同期限；
（四）工作内容和工作地点；
（五）工作时间和休息休假；
（六）劳动报酬；
（七）社会保险；
（八）劳动保护、劳动条件和职业危害防护；
（九）法律、法规规定应当纳入劳动合同的其他事项。
除了劳动合同条款本身的合规性之外，签订和履行也是企业与员工建立劳动关系的重要环节，尤其如果未及时签订或续签，会引发额外未签订劳动合同的双倍工资的补偿问题。企业在签订和履行劳动合同时可以参照以下建议：
建立职工名录与劳动合同备案管理联动机制，生成劳动合同到期预警制度；
建立用工部门履行签订劳动合同的主体责任，确保劳动合同订立过程真实、有效；
针对特定地域人员，增加劳动合同期限自动顺延条款；
严格保管已经签字盖章的书面劳动合同；
特殊情况下（地域、人数等考量），可使用电子签的方式进行签署劳动合同。
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（二）劳动合同变更的合规风险与建议
企业单方调岗是经营管理中常见的情形之一，这个过程中可能会涉及劳动合同要素的变更，一旦需要变更劳动合同，就应当满足两个基本条件：经过双方一致；采取书面形式。由于涉及到员工的切身利益，需要谨慎处理，在发起单方调岗之前，企业可以参考以下维度判断风险，以尽量避免问题：
是否有明确法律依据；
劳动合同是否有明确约定；
是否属单位生产经营的合理需要；
调整前后劳动者工资水平是否相当、无大幅改变，或者单位是否有与工作岗位相对应的薪酬体系；
工作条件和劳动便利是否可以维持，劳动者增加的劳动成本是否有补助；
调岗行为不应带有侮辱性或惩罚性；
劳动者是否能够胜任调整后的岗位。
劳动合同中约定用人单位可单方调岗，是否有效？扫描下方二维码，获取答案：
（三）劳动合同解除、终止的合规风险与建议
劳动合同解除分为多种情况其对应的赔偿金额也不同，具体解除情形请参照下图：
关于劳动合同终止，由于近年来“退休潮”的涌现，会出现员工已经达到法定退休年龄，但由于各种原因未及时办理退休手续，尚未享受养老保险待遇的情形。这种情况下企业能终止劳动合同吗？
案例：
马某于1963年9月27日出生。2015年10月，入职某街道社区工作，最后一份劳动合同至2019年9月30日止。马某为管理岗位，退休年龄55岁。
2018年9月27日（满55岁），街道社区工作者事务所以马某达到退休年龄为由向马某发出《劳动合同终止的通知》。
马某认为自己虽达到退休年龄，但尚未享受养老保险待遇，申请劳动仲裁，要求社区支付违法终止赔偿金。
我们以上海为例，对于员工已达到法定退休年龄，且用人单位终止劳动关系是不用支付补偿金或赔偿金的。
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03
劳动规章制度制定的合规风险
劳动人事合规体系的建立，本质就是各个制度的建立，最核心的制度就是《员工手册》。
《员工手册》要涵盖很多方面，比如奖惩、考核、晋升、调动等等，无论企业在制度中设计了哪些内容，必须要满足内容合法、程序民主以及公示程序这三个条件，以此来保证《员工手册》的有效性。
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工作时间与休息休假的合规风险
根据《劳动法》的相关规定，我国现有三种工时制度分别是：标准工时制、综合工时制 、不定时工时制。
根据《劳动法》和《国务院关于职工工作时间的规定》（国务院令第174号），我国目前实行劳动者每日工作8小时，每周工作40小时这一标准工时制。
综合工时制 、不定时工时制需要向劳动保障行政部门提出申请，获得批准后才能施行。关于各类工时的加班费计算方式可参考下图：
以上劳动人事合规体系的内容主要侧重企业常规用工模式下的建议。随着企业经营模式和用工需求的变化，企业用工模式也日趋多元化，非全日制用工、劳务派遣与外包、新业态用工、退休返聘、实习生、港澳台或外籍员工的雇佣越来越常见，而这些不同的用工模式与形态也有着特定的合规要求，关注“易才集团公众号”或“易才官网”，精彩内容即将上线。
